Gửi Email
Liên hệ Zalo
Bạn đang ngồi trước máy tính và sẵn sàng tập hợp một bản trình bày liên quan đến dữ liệu. Làm sao để có thể trình bày dữ liệu hiệu quả đây? Các con số lộn xộn nhìn chằm chằm vào bạn từ màn hình của bạn. Bạn nên bắt đầu như thế nào?
Trong bài này, chúng tôi sẽ đi sâu vào tầm quan trọng của việc cấu trúc dữ liệu trong bản trình bày và đưa ra các mẹo về cách thực hiện tốt điều đó. Những lời khuyên này thực tế và có thể áp dụng cho tất cả các loại bài thuyết trình — từ kế hoạch tiếp thị và đột phá y tế đến các đề xuất và danh mục dự án.
Trình bày dữ liệu là gì?
Theo nhiều cách, việc trình bày dữ liệu giống như kể chuyện — chỉ bạn thực hiện chúng với một loạt đồ thị và biểu đồ. Một trong những sai lầm phổ biến nhất của những người thuyết trình là quá chìm đắm trong dữ liệu đến mức họ không thể xem nó theo quan điểm của người ngoài cuộc.
Luôn ghi nhớ điều này: Điều gì có ý nghĩa đối với bạn có thể không có ý nghĩa đối với khán giả của bạn. Để khắc họa các số liệu và thống kê theo cách mà người xem của bạn có thể hiểu được, hãy lùi lại, đặt mình vào vị trí của họ và xem xét những điều sau:
- Họ biết bao nhiêu về chủ đề này?
- Họ sẽ cần bao nhiêu thông tin?
- Dữ liệu nào sẽ gây ấn tượng với họ?
Cung cấp bối cảnh giúp khán giả của bạn hình dung và hiểu các con số. Để giúp bạn đạt được điều đó, đây là ba mẹo về cách biểu diễn dữ liệu một cách hiệu quả.
3 mẹo cần thiết về trình bày dữ liệu hiệu quả
Cho dù bạn đang sử dụng Google Slides hay PowerPoint, cả hai đều được trang bị một loạt các công cụ thiết kế giúp bạn giúp người xem hiểu được dữ liệu định tính của bạn.
- Sử dụng biểu đồ phù hợp
Nhược điểm của việc có quá nhiều công cụ theo ý của bạn là nó làm cho việc lựa chọn một nhiệm vụ khó khăn. Biểu đồ hình tròn và cột cho đến nay là những phương pháp được sử dụng phổ biến nhất vì chúng rất linh hoạt và dễ hiểu.
Nếu bạn đang muốn đưa mọi thứ lên một tầm cao mới, hãy suy nghĩ thấu đáo. Khi các con số cho phép, hãy chọn một thứ khác. Ví dụ: biểu đồ donut đôi khi có thể được sử dụng để thực hiện hiệu ứng tương tự như biểu đồ hình tròn.
Nhưng các biểu đồ và biểu đồ thông thường này không thể áp dụng cho tất cả các loại dữ liệu. Ví dụ: nếu bạn đang so sánh nhiều biến và yếu tố, biểu đồ cột sẽ không tốt. Mặt khác, một chiếc bảng mang đến một cái nhìn gọn gàng hơn nhiều.
Tip: Nếu bạn không muốn làm những thứ cơ bản, hãy tạo hình dạng của riêng bạn và sử dụng kích thước của chúng để phản ánh tỷ lệ, như được thấy trong hình ảnh tiếp theo này.
Kích thước của chúng không nhất thiết phải phản ánh chính xác tỷ lệ của chúng. Điều quan trọng ở đây là chúng phải rõ ràng và có hình dạng giống nhau để người xem của bạn có thể nắm bắt được khái niệm ngay từ cái nhìn đầu tiên.
Lưu ý: điều này chỉ nên được sử dụng để so sánh với độ tương phản đủ lớn. Ví dụ: sẽ khó sử dụng điều này để so sánh hai quy mô thị trường là 25% và 26%.
- Keep it simple
Khi nói đến việc làm cho dữ liệu định tính trở nên dễ tiêu hóa, thì sự đơn giản là một mẹo nhỏ. Hạn chế số lượng phần tử trên slide nhiều nhất có thể và chỉ cung cấp những yếu tố cần thiết.
Hãy xem slide này đơn giản như thế nào? Trong nháy mắt, mắt bạn ngay lập tức chuyển đến phần trăm của biểu đồ donut vì không có văn bản, hình ảnh minh họa, đồ họa, v.v. để bạn phân tâm.
Đôi khi, cần có thêm ngữ cảnh để các con số của bạn có ý nghĩa. Với tinh thần giữ cho các trang trình bày của bạn gọn gàng, bạn có thể bị cám dỗ để trải rộng dữ liệu trên hai trang trình bày. Nhưng điều đó làm cho nó trở nên phức tạp, vì vậy đặt tất cả vào một slide là lựa chọn duy nhất của bạn. Bí quyết nằm ở vị trí gọn gàng và định dạng thông minh.
Trong các trang trình bày ở trên, chúng tôi đã sử dụng các hộp để làm nổi bật các số liệu hỗ trợ trong khi vẫn chú ý đến biểu đồ chính. Điều này phân tách chúng một cách trực quan và giúp khán giả tập trung tốt hơn. Với trang trình bày đã khá đầy đủ, điều quan trọng là phải sử dụng nền đơn giản nếu không sẽ có nguy cơ lấn át người xem.
- Sử dụng văn bản một cách khéo léo và tiết kiệm
Cuối cùng nhưng chắc chắn không kém phần quan trọng, mẹo cuối cùng của chúng tôi liên quan đến việc sử dụng văn bản.
Chỉ vì bạn đang kể một câu chuyện bằng những con số không có nghĩa là không thể sử dụng văn bản. Trên thực tế, điều ngược lại đã chứng minh là đúng: Văn bản đóng một vai trò quan trọng trong việc trình bày dữ liệu và nên được sử dụng một cách chiến lược.
Để làm nổi bật một số liệu thống kê cụ thể, đừng ngần ngại sử dụng hết và lấy đó là tâm điểm của trang trình bày để nhấn mạnh. Giữ văn bản ở mức tối thiểu và như một yếu tố hỗ trợ.
Đảm bảo rằng các số của bạn được định dạng rõ ràng. Các số liệu lớn phải có hàng nghìn được phân tách bằng dấu phẩy. Ví dụ: 4.498.300.000 giúp bạn đọc dễ dàng hơn nhiều so với “4498300000”. Bất kỳ đơn vị tương ứng cũng nên rõ ràng.
Với cách trình bày dữ liệu, đừng quên rằng các con số vẫn là nhân vật chính của bạn, vì vậy chúng phải được đánh dấu bằng phông chữ lớn hơn hoặc đậm hơn.
Nơi có những con số và đồ họa, không gian ít vì vậy từng từ đơn lẻ phải được lựa chọn một cách khôn ngoan. Chìa khóa ở đây là đảm bảo người xem hiểu dữ liệu của bạn đại diện trong nháy mắt nhưng phải để nó đủ mơ hồ, giống như một đoạn giới thiệu, để họ chú ý đến bài phát biểu của bạn để biết thêm thông tin.
